Si crees que estás perdiendo el tiempo escribiendo correos electrónicos y observas que la mayoría de peticiones que envías por dicho canal no son atendidas debidamente, quizá te sirva tener en cuenta este sistema desarrollado por los militares para redactar un con máxima eficacia todos tus emails.

En primer lugar, queremos recomendarte el uso de un servicio de correo electrónico que entregue efectivamente tus emails en la bandeja de entrada de los destinatarios (evitando que se filtren como spam), para lo cual en el portal crearcuentahotmail.com encontrarás paso a paso el tutorial que te permitirá obtener una cuenta de hotmail en cuestión de minutos.

La técnica del ejército

Generalmente los emails contienen información inútil que lleva su tiempo procesar y pocas veces logran transmitir el mensaje correctamente. Es por esto que el escritor Kabir Sehgal, un veterano oficial de la marina de Estados Unidos, ha sugerido que se deben adoptar estas técnicas usadas en el ejército.

Inicia con la utilización de palabras clave en la línea de asunto de los emails señalando el objetivo preciso de los mismos. Sehgal propone los siguientes ejemplos:

  • ACCIÓN: Es necesario que el destinatario ejecute alguna acción.
  • FIRMAR: La firma del destinatario es el objetivo.
  • INFO: Para mensajes con razones únicamente informativas, no se requiere acción o respuesta.
  • DECISIÓN: Se solicita la toma de una decisión por parte del destinatario.
  • PETICIÓN: Busca permiso o aprobación por parte del destinatario.
  • COORDINACIÓN: Para cuando se necesite cualquier tipo de coordinación con el destinatario.

Con esto el destinatario conocerá concretamente la intención y naturaleza del mensaje. Sehgal sugiere además el uso de la técnica BLUF (Bottom Line Up Front: lo más importante lo primero, en español) para ubicar siempre lo más importante al inicio del correo electrónico. Algo como esto:

BLUF: Efectivo a partir del 29 de octubre de 2013 todos los Documentos de Doctrina de la Fuerza Aérea han sido rescindidos y reemplazados por los volúmenes de doctrina central y los anexos doctrinales.

Basta con que el destinatario eche un vistazo para darse cuenta de el quién, el cuándo, el dónde y el por qué. Esta técnica no solamente disminuye el tiempo que dedicas a escribir un email, también ayuda a que otras personas lo ahorren.

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